KINNITATUD
Tallinna Kultuuri- ja Spordiameti juhataja
27.04.2021 käskkirjaga nr 2-1/18
Lisa nr 2
	
Tallinna Kultuuri- ja spordiameti juhiabi ametijuhend 		

	
	
1.	ÜLDSÄTTED
1.1.	Juhiabi on Tallinna Kultuuri- ja Spordiameti koosseisu kuuluv töötaja, kellega sõlmib ja lõpetab töölepingu ameti juhataja.
1.2.	Juhiabi allub ameti juhatajale.
1.3.	Juhiabi asendab kommunikatsioonispetsialist.
1.4.	Juhiabi juhindub oma tegevuses riigi ja Tallinna õigusaktidest, ameti põhimäärusest ning käesolevast ametijuhendist.
2.	TÖÖKOHA EESMÄRK
Juhataja abistamine ja ameti asjaajamise korraldamine vastavalt kehtivatele õigusaktidele.
3.	KVALIFIKATSIOONINÕUDED
3.1.	kõrg- või keskeriharidus;
3.2.	eesti keele oskus C1 tasemel, inglise ja vene keele oskus B1 tasemel ametialase sõnavara valdamisega;
3.3.	tööks vajalike riigi ja Tallinna õigusaktide tundmine, nende kasutamise oskus; 
3.4.	kohaliku omavalitsuse asutuste asjaajamiskorralduse tundmine sealhulgas haldusdokumentide vormistamise nõuded, dokumentide ringlus jms;
3.5.	ameti  töövaldkondade, struktuuriüksuste ning hallatavate asutuste toimimise tundmine;
3.6.	ametikohal vajalike arvutiprogrammide käsitlemise oskus, sealhulgas ametikohal vajalike teksti- ja tabeltöötlusprogrammide ning vajalike andmekogude kasutamise oskus; paljundustehnika jm bürootehnika kasutamise oskus;
3.7.	algatusvõime ja loovus, sealhulgas võime osaleda uute lahenduste väljatöötamisel, neid rakendada ning töötada iseseisvalt ja initsiatiivikalt;
3.8.	töövõime, sealhulgas võime stabiilselt ja kvaliteetselt töötada ka pingeolukorras ning efektiivselt kasutada aega;
3.9.	kohusetunne, otsustus- ja vastutusvõime, sealhulgas kohustuste täpne ja õigeaegne täitmine, vastutus oma kohustuste täitmise, selle kvaliteedi ja tulemuslikkuse eest;
3.10.	intellektuaalne võimekus, sealhulgas olulise eristamise oskus ja analüüsivõime;
3.11.	suhtlemis-ja väljendusoskus, oskus oma seisukohti ja arvamusi põhjendada, mõtete ja informatsiooni suulise ja kirjaliku esitamise võime.
3.12.	protokolli- ja etiketinõuete tundmine.
4.	TÖÖÜLESANDED JA KOHUSTUSED
Juhiabi:
4.1.	haldab ja korraldab ameti ülddokumentatsiooni vastavalt asjaajamiskorrale;
4.2.	administreerib ja haldab dokumendihaldussüsteemi Postipoiss;
4.3.	peab arvestust ameti kirjavahetuse üle, jälgib ametisse saabunud kirjade ja resolutsioonidega ülesannete täitmise ja kirjadele vastamise tähtaegadest kinnipidamist;
4.4.	korraldab ameti juhataja asjaajamist, koostab oma valdkonnas kirju ja valmistab ette saabunud kirjade vastuseid;
4.5.	tagab ametist väljasaadetavate kirjade vormistamise õigsuse, samuti asjaajamiskorra järgimise;
4.6.	tagab koostöö ameti teenistujatega, nõustab neid asjaajamisega seotud küsimustes;
4.7.	juhendab ja nõustab hallatavaid asutusi vajaduse korral neid asjaajamiskorra koostamisel ning tagab hallatava asutuse asjaajamise nõuetekohase korralduse;
4.8.	vastab ameti üldtelefonile ning suunab kõned vastavale teenistujale;
4.9.	jälgib ameti juhataja päevakava ja registreerib vastuvõtule soovivad kodanikud;
4.10.	edastab juhatajalt saadava info ja korraldused täitjatele;
4.11.	annab esmast teavet ametisse pöörduvatele isikutele; suunab füüsilised ja juriidilised isikud vastavalt vajadusele ameti teenistujate poole;
4.12.	varustab ameti vajalike kontoritarvete ja majanduskaupadega;
4.13.	ajakirjanduse, visiitkaartide, pitsatite jms tellimine;
4.14.	tagab juhataja tööruumi ja fuajee korrasoleku;
4.15.	dokumentide loetelu ja arhivaalide loetelude koostamine;
4.16.	korraldab arhiivitööd, koondab dokumendid arhiivi, kontrollib nende säilivust ja kasutamist, vajadusel tellib arhiiviteenuse;
4.17.	nõustab teenistujaid arhiiviga seotud küsimustes;
4.18.	valmistab tehniliselt ette ameti juhataja juures toimuvate nõupidamised, korraldab ameti juhataja külaliste vastuvõtmist;
4.19.	koondab valdkonna statistika ning edastab vajalikku informatsiooni osakonna juhatajale, vajadusel tagab selle avalikustamise;
4.20.	täidab koroonaviiruse leviku tõkestamisega seotud materjalide koostamisega seotud tabeleid ja vorme ning osaleb kriisireguleerimise meeskonna koosolekutel; 
4.21.	teeb tihedat koostööd ameti teenistujatega, samuti teiste linna ametiasutuste, linnaosavalitsuste ja ameti hallatavate asutuste ning muude organisatsioonidega;
4.22.	täidab teisi ameti juhataja ja juhataja asetäitja poolt antud ühekordseid ülesandeid.
5.	VASTUTUS
Juhiabi vastutab:
5.1.	talle pandud teenistuskohustuste õiguspärase, täpse ja õigeaegse täitmise eest;
5.2.	talle teenistuse tõttu teatavaks saanud ametisaladuse, ametialase info kaitsmise ja hoidmise, teiste inimeste eraisikuliste isikuandmete ning muu juurdepääsupiirangutega informatsiooni hoidmise eest;
5.3.	ameti vara heaperemeheliku kasutamise eest;
5.4.	Avaliku teabe seadusest tuleneva avaliku teabe avalikustamise ning teabenõuete täitmise eest.
6.	ÕIGUSED
Juhiabil on õigus:
6.1.	saada asutuse teistelt struktuuriüksustelt, linna ametiasutustelt ja ametiasutuste hallatavatelt asutustelt andmeid ja dokumente, mis on vajalikud temale pandud tööülesannete täitmiseks;
6.2.	teha ettepanekuid töö paremaks korraldamiseks ja probleemide lahendamiseks oma töövaldkonnas;
6.3.	saada teenistuskohustuste täitmiseks vajalikke töövahendeid, kontori- ja sidetehnikat ning tehnilist abi nende kasutamisel;
6.4.	saada teenistuskohustuste täitmiseks vajalikku ametialast täiendkoolitust.