KINNITATUD
Tallinna Linnavolikogu Kantselei juhataja 29.01.2025  
käskkirjaga nr F2-7/2
LISA 1  	
	
Tallinna Linnavolikogu Kantselei
juhiabi ametijuhend		

1.	Üldsätted
1.1	 Juhiabi on Tallinna Linnavolikogu Kantselei (edaspidi: kantselei) koosseisu kuuluv töötaja, kellega sõlmib ja lõpetab töölepingu kantselei juhataja.
1.2	Juhiabi allub kantselei juhatajale ja linnavolikogu esimehele. 
1.3	Juhiabi asendab infospetsialisti. Vastavalt vajadusele võib kantselei juhataja määrata infospetsialisti asendajaks muu teenistuja.
1.4	Juhiabi asendab tema äraolekul infospetsialist.
1.5	Juhiabi juhindub oma tegevuses riigi ja Tallinna õigusaktidest, kantselei asjaajamise korrast, töökorralduse reeglitest ja käesolevast ametijuhendist.
2.	Töökoha eesmärk
Töökoha eesmärk on linnavolikogu esimehe, kantselei juhataja ja kantselei teenistujate abistamine nende ülesannete täitmisel, asjaajamise ja infovahetuse korraldamine.  
3.	Põhinõuded:
3.1	vastavus Tallinna linna ametiasutuste palgajuhendiga kehtestatud nõuetele,  sh keskharidus ja sellele lisanduv eri-, kutse- ja ametialane ettevalmistus, töökogemus sama tööalast ettevalmistust nõudvas valdkonnas;
3.2	eesti keele oskus kõrgtasemel ning ühe võõrkeele oskus kesktasemel ametialase sõnavara valdamisega;
3.3	tööks vajalike riigi ja Tallinna õigusaktide tundmine ja nende kasutamise oskus;
3.4	arvuti kasutamise oskus, sh töökohal vajalike teksti- ja tabeltöötlusprogrammide, vajalike andmekogude ning registrite kasutamise oskus;
3.5	teadmised dokumendiringluse, sh dokumentide koostamise, kooskõlastamise ja allakirjutamise protseduuridest;
3.6	kohusetunne, usaldusväärsus, organiseerimis- ja kohanemisvõime, võime eristada tähtsaid asju vähetähtsatest, efektiivse ajakasutuse oskus, koostöövalmidus kolleegidega, täpsus ja korrektsus tööülesannete täitmisel;
3.7	väga hea suhtlemisoskus, hea eneseväljendus- ja  kuulamisoskus ning pingetaluvus. 
4.	Tööülesanded 
4.1 Asjaajamise korraldamisel:
4.1.1 korraldab linnavolikogu esimehe ja kantselei juhataja asjaajamist;
4.1.2 jälgib linnavolikogu esimehele saabunud dokumentide vastamise tähtaegu dokumendihaldussüsteemis Postipoiss ning vajadusel abistab dokumentide vormistamisel;
4.1.3 valmistab ette nõupidamised, vajadusel protokollib ja korraldab külaliste vastuvõttu;
4.1.4 omab ülevaadet linnavolikogu esimehe ajagraafikust ning kooskõlastatult esimehega broneerib vastuvõtuajad;
4.1.5 koostab linnavolikogu esimehe ja kantselei juhataja ülesandel algatus- ja vastuskirju ja muid dokumente.
4.2 Infovahetuse korraldamisel:
4.2.1 omab ja jagab tööalast infot, sh linnavolikogu esimehe ja teenistujate äraolek, majas toimuvate sündmuste, koosolekute, remondi- ja hooldustööde, kolimiste jms kohta. Teeb infospetsialistiga tihedat koostööd info kogumisel ja jagamisel;
4.2.2 edastab linnavolikogu esimehe ja kantselei koosolekute ning ürituste kalendrikutsed; 
4.2.3 täidab kantselei ühist töökalendrit ja hoiab seal info ajakohasena;
4.2.4 aktsepteerib broneeringud MS Outlooki ruumikalendris, kooskõlastab need vajadusel kantselei juhatajaga ja edastab broneeringu info teistele teenistujatele, keda see puudutab, sh finantsteenistusele arve esitamiseks.
4.3 Kantselei teenindamisel:
4.3.1 valmistab ruumi ürituseks ette, abistab korraldajat ning pärast üritust korrastab ruumi, kui broneeritud üritusel ei ole teist kantseleipoolset vastutajat; 
4.3.2 tellib kontoritarbed, töövahendid ning toidukaubad külaliste ja kantselei teenistujate teenindamiseks ja vajadusel korraldab asjade ostmiseks või teenuse osutamiseks ostumenetluse; 
4.3.3 tellib digiteenistuselt või lepingupartnerilt kantselei ühiskasutuses oleva kontoritehnika ja kohvimasinate hooldus- ja remonditööd ning vajalikud tarvikud (hooldusvahendid, paberid, toonerid); 
4.3.4 hoiab korras enda ja esimehe tööruumi, II korruse kohviruumi ja köögi (sh külaliste teenindamiseks vajalikud nõud);
4.3.5 osaleb konverentside, seminaride, nõupidamiste ning vastuvõttude ettevalmistamisel ja läbiviimisel ning vajadusel täidab töökohustusi tööpäevadel väljaspool tööaega ja puhkepäevadel.
4.4 Juhiabi:
4.4.1 osaleb oma tööalaste teadmiste ja oskuste arendamiseks koolitustel;
4.4.2 teeb tööülesannete täitmiseks koostööd teiste teenistujatega;
4.4.3 hoidub tegudest, mis takistavad teistel töötajatel töökohustuste või ametnikul teenistuskohustuste täitmist või kahjustavad tema või teiste isikute elu, tervist või vara;
4.4.4 täidab teisi linnavolikogu esimehe ja kantselei juhataja poolt antud ühekordseid tööülesandeid.

5. Juhiabi vastutab:
5.1 töökohustuste tähtaegse ja nõuetekohase täitmise eest;
5.2 nii töösuhte ajal kui ka pärast töölt vabastamist talle töö tõttu teatavaks saanud riigi- ja ärisaladuse, teiste inimeste eriliigiliste isikuandmete ja muu juurdepääsupiiranguga informatsiooni ning avalikustamisele mittekuuluva teabe hoidmise eest;
5.3 kantselei juhataja õigeaegse informeerimise eest tööülesannete täitmist takistavatest asjaoludest;
5.4 dokumentide ja tema kasutusse antud vara nõuetekohase hoidmise ja säilitamise eest.

6. Juhiabil on õigus:
6.1 saada Tallinna linna ametiasutustelt ja nende hallatavatelt asutustelt ning linna osalusega äriühingutelt andmeid ja dokumente, mis on vajalikud temale pandud ülesannete täitmiseks;
6.2 teha omapoolseid ettepanekuid kantselei töö paremaks korraldamiseks;
6.3 saada tööülesannete täitmiseks vajalikku tööalast täiendkoolitust;
6.4 kasutada tööülesannete täitmisel kantselei tehnilisi töövahendeid.

Olen tutvunud ja kohustun täitma.

……………………….…...……..
allkirjastatud digitaalselt